关于办公自动化软件的开发及应用

 

摘要近几年自动办公化系统已经在国内的许多企业得到了较为广泛的实施及应用,尤其是企业在提升办公管理效率上得到了明显的改善。但在开展办公自动化建设的同时,也暴露出了许多问题。落后办公管理体系已越来越不适应现代企业自身发展和管理的需求,许多企业现有的办公管理模式已滞后于企业对外竞争与发展的需求。因此,开发建设结合企业实际需求的办公自动化系统,对于提高企业内外办公管理的效率和信息共享的水平,都具有较为重要的实际应用意义。

 

关键词:办公自动化;软件;开发应用;HTML5

 

一、办公自动化系统的定义与内涵

1.办公自动化OA系统是一种综合性科学应用技术,同时也是一个多学科知识相互渗透、交叉、兼容的系统工程。

  2.系统应用了是现代化的处理技术和先进的办公设备,实现了企业、政府部门等的管理与决策科学化,是实现信息化社会的重要内容与标志。

  3.系统利用相关技术和设备有效地成生各类有价值的信息资源,分层次地向各级办公人员、管理人员和决策者及时、完整地提供所需他们所需要的数据信息。

  4.系统由用户和计算机设备共同组成,协同工作。

二、办公自动化系统发展趋势

    随着现代信息技术与网络技术的深入发展,办公自动化系统也呈现出以下发

展趋势:一是无线化,二是智能化,三是内容多媒体化,四是办公管理知识化。

三、企业办公自动化发展的必要性

1.有效利用硬件网络系统和相应的资金投入。由于办公自动化系统可以涉及企业的每个部门的每个人员,所以对于那些已投入了很大的资金全面建立起了企业内部网络的企业来说,办公自动化系统的应用能充分发挥硬件网络资源的效率

2.与应用类似和等软件系统相比,应用办公自动化系统不仅投入小,而且实施应用难度小,容易取得成功。对于我们的大多数企业来说,避开投入大、实施成功率很低的等系统,先应用办公自动化系统将是一个明智的选择。特别是我国的很多企业对信息化的认识和基础很有限,办公自动化系统的普遍应用将很好的提高企业领导及员工对企业信息化的认识,提升企业信息化应用的基础。同时能增强大家对信息化应用的信心,以利于逐步应用更艰难的等系统。

总之,综合来看,我觉得具有中国特色的企业信息化应用之路至少应该包括优先考虑应用办公自动化系统。

四、XHTML/HTML5 技术

     HTML,(Hyper Text Markup Language),超文本标记语言,在实际开发的主要用途有两点:一是页面信息的结构化——例如将代码表现的标题、段落和列表等区分开来使得结构清晰明了;二是用来描述文档的外观和语义。

  一小部分人在 2004 年成立了一个叫做 Web Hypertext Application Working GroupWHATWG,即 Web  超文本应用技术工作组)的组织,他们创建了新的 HTML5规范,并专门针对之前被认为最薄弱的 Web 应用的环节开发出新的特性。也就是这个时候,web 2.0 开始出现。当网站不断地被更加动态和更加社交化的元素替代时,它也随之提供着更多的特性。

    HTML5——是指W3C最新制定的一套超文本语言的规范和定义,但不是具体实现 方 法 。 HTML 往 往 不 会 单 独 出 现 , 现 在 最 流 行 的 技 术 就 是HTML+CSS+Java Scrip+AJAX。目前世界上流行的绝大部分网页都是用HTML4编写的,而HTML5是前者的升级版本。因为XHTML2.0具有更严格的语义和语法,W3CXHTML工作组希望用其来替换HTML4,因此有了这一突破性质的创新。虽然HTML5还没有最终定型,但由于它解决了很多非常实际的问题,已得到了大部分浏览器厂商的支持和共同开发。HTML5正迅速发展,并给网络平台带来了切实有效的改善。HTML的未来和CSS结合会更加分工明确、简单清晰。

   HTML5相对于HTML4而言最大的亮点主要表现在以下几个方面:

 1.增加了对CanvasVideoAudio等标签的支持,多媒体和绘画、甚至动画的展现能力得到极大的增强;

   2.增加了一些更具语义的标签或接口,例如asideheaderfooter等;

   3.修改或废弃了一些HTML标签和语义,如新表单特性,Marqueeframese等;

   4.建议将颜色/尺寸/对齐排版相关的属性都移到CSS中,HTML5主要负责网页的布局。

   广义上的HTML5还包括对SVG、插件等的支持。其中的Web Application API

包括了一些HTML5最重要、最令人眼前一亮的特性:

   1.Server-Sent  Events:服务器发起的消息事件,轻松实现服务器端发起的更新,类似Push机制;

 2.Web SQL Database:客户端可以以SQL的形式将数据保存在本地数据库中;

3.Web  Sockets:客户端可以利用Web Socket协议和主机进行双向通信比Xml Http Request更加强大、高效和减少流量;

   4.Web Storage:客户端的本地存储能力,包括Session相关(例如网页订单的状态)和全局相关数据(例如地图数据和游戏关卡信息等);

   5.Web Workers:允许客户端像C++等高级编程语言那样,将一些耗费时间的纯运算操作,以类似线程的方式来运行在非UI线程中,并以消息(Message)机制进行通信。

    既然这个确定的格式和规范至关重要,就必须有人为 HTML5 负责,下面三个组织将应对这一挑战:

    1.Web Hypertext Application Working GroupWHATWG,即 Web  超文本应用技术工作组)。

    2.World Wide Web Consortium W3C,即万维网联盟)。

    3.Internet Engineering Task ForceIETF,即互联网工程任务组)。

    使用 XML 的严格规则的 XHTML(可扩展超文本标记语言)便是 W3C 计划中的 HTML 的接替者。它并不是 HTML 标准的升级与规范版本,而是一个独立的、与 HTML 平行发展的标准。尽管 W3C 目前仍建议使用 XHTML 1.1XHTML 1.0 或者 HTML 4.01 标准编写网页,但是不少网页已转而应用更新的 HTML5  编码撰写(如 Google)。

五、办公自动化系统的设计

1.系统体系架构设计

上述设计方案,有效地将系统软硬件体系既衔接在一起,又保持各自独立性,降低了企业办公自动化系统的软件耦合性。与此同时,还能有效地增强系统的可扩展性,支撑企业办公自动化系统的多项企业级应用。设计出的系统整体的体系架构结构与体系层次划分关系如图1所示。

目前软件工程领域在进行系统开发时,对于系统的体系架构,一般采用三层体系架构或单层体系架构。单层体系架构具有开发速度较快的优势,一般用于微型系统或涉及功能较少的小型系统,对于大中型系统,单层结构将会让系统维护变得异常困难。对于上图所设计的体系结构,为便于论述说明,其各个层次与层次之间的关系可归纳为如表2所示的表来进行阐述。

2.系统功能模块设计

2.1.公文管理子系统

公文管理可以分为收文管理和发文管理两大部分,收文管理又分为行政收文和党组收文。

2.1.1收文管理

1.业务描述

收文管理主要对外来公文进行登记和处理,包括签收、登记、拟办、审定批示、分送传阅、统计、查询、催办、备份、归档等。

2.功能描述

收文管理是面向企业领导、办公室、各部门有关人员多个层次,以办公室为中心对收文处理的全过程进行计算机的辅助管理。

3.系统主要功能

    包括来文登记、收文文书签收和登记收文,要登记的公文信息如表3所示。

 

 

 来文拟办

    收文文书在登记完毕后,将来文发送到拟办主任处拟办该文,并由主任送批示领导、主办单位和传阅单位。

 领导批示

公文根据拟办意见发送到相应的领导处,领导在阅文后填写批示意见,之后可以退还收文处,由机要文书负责传送其它部门办理,也可以直接送其他部门办理。

部门传阅

   对于阅件在传送到主办部门后,部门领导可以决定该文在本部门内的传阅人员,并送部门内人员阅办。

主办部门承办

对于办件在传送到主办部门后,部门领导批示主办意见,也可以责成本部门内相应的人员批示该文。

催办

   公文在流转过程中,如有逾期未办的,管理员(机要文书)可以发送催办单催办该文。

来文移交

 公文在办理完毕后将移交公文档案,该移交内容包括公文正文、附件和处理的全过程记录(拟办意见、处理意见、催办记录等)

查询、统计

根据需要系统提供收文簿、收文处理单、收文正文和相关统计数据的报表打印功能。

3.发文管理

3.1业务描述

   发文管理主要处理来文转发和内部制发的公文。

3.2功能描述

  发文管理的功能模块划分情况见图43.3系统要完成的功能有:

3.3.1拟稿

    主办部门拟稿人编辑发文原文、填写发文稿纸中的发文单位、拟稿日期、主办部门、拟稿人、发文类型、紧急程度、页数、标题、主题词、正文、附

件等内容。

3.3.2核稿

    拟稿人拟完稿件后进入核稿阶局、包括两种情况:

    在部门内核稿;

秘书和领导核稿。

 3.3.3签发

    秘书送文给单位领导进行发文签发。

 3.3.4给文号

    稿件在签发后送文书处,文书选择该文字号,系统将自动给出其发文文号。

 3.3.5成文

    在给完文号后,稿件本送到打印室印制,印制完毕的公文交公文处用印。

 3.3.6发文

    发文包括两种:电子公文和纸质公文。文件形成后,由公文处登记分发。

 3.3.7发文移交

    发文在成文后,年终由总文书将发文原稿及正式文件副本一同移交文书档案并自动立卷。

 3.3.8统计查询

提供发文的多种指标查询及各种报表如拟稿单、发文簿等单据的打印等。

2文档管理子系统

2.1业务描述

档案管理业务包括档案资料的接收征集、整理、编目、保管、鉴定、数据统计、利用管理等工作。对于公文档案,首先是档案资料的收集、整理、立卷,文档的立卷是以年为单位,在一年终结时,收集一年的文件,包括单位发文、收文、传真、函件、各部门收发文,上年遗漏文件或上年无批复的请示文件等,根据各文件的内容确定其去向归档、保存、清退、销毁。

2.1.2功能描述

档案管理系统在办公自动化系统中应具有的功能如下

自动组卷的功能

1对文档而言,应具有自动立卷或辅助立卷的功能。自动立卷前,应对本年度的公文进行合法性检查,对不满足立卷要求的公文提醒用户修改或作不归档处理。

2打印的功能

打印出档案部门所需的各种规格的报表,其规格参见相应的标准。其中有案卷外封面、案卷内封面、案卷目录、卷内目录、总目录、分类目录、著录卡片、专题目录、全引目录、移交、销毁、接收清册等等。其标准有的是国标,有的是行标、有的是企业标准。在选定的数据库中按“打印”按扭,可选择要打印的项目或报表,选中后可以直接打印,也可以先预览后打印或者只预览不打印。

3统计的功能

可以按时间、类别、保管期限统计。要求统计口径相对灵活、多样。提供常用的统计口径,用户也可以根据需要指定自己的统计口径。

4查询的功能

档案保存的目的是提供查询,因此要求有较灵活的查询,可以提供多途径的查询,可以作全文搜索和只做指定范围的搜索,对不在馆内的档案提供去向和下次进馆的时间。

5数据的输入与编辑功能

档案数据的录入有多种渠道,系统应提供满足各种渠道的数据录入。对档案部门己经组卷但尚未录入计算机的可以逐条手工录入,全文数据可以直接启动用扫描仪扫描,也可以将预先扫描的文件或其他方式产生的文件直接引入对原有档案系统形成的数据自动转储到新的系统中来,其中有两种版本的数据。同时提供任意情况下形成的系列数据库的数据自动或辅助转储,以便于统一管理。

6海量存储功能

用光盘库存储数据,实现档案存储的海量化。

3.领导日程安排子系统

3.1业务流程

领导日程安排的一般过程为先由秘书为单位领导草拟日程安排,草拟完后发送通知请主任审核,主任可直接对日程安排进行修改,并发送审核意见给秘书并回复修改通知。系统业务流程图如图5

 

下面是功能概述

3.1.1生成领导日程安排

用户为领导填写日程安排时,先选择需安排事件,如会议、外出、邀请等。不同事件对应不同的输入界面。

3.1.2审核、修改日程安排

审核人可直接对日程安排进行修改,或将审核意见发送给编辑人。

3.1.3领导日程查询

对领导日程查询,有严格的权限设置。只有有权限的用户才能查看领导的日程安排日历。浏览时可按两天、一星期、一个月的方式显示日历。

3.1.4权限设置

权限分为两种

查看日程安排用户只有查看领导日程安排的权限。

管理日程安排用户可对领导日程安排进行添加、修改、查询。

可将有权限的用户按权限级别添加到设置表中相应的地方,一般用户对领导日程不能进行操作。

4.个人办公管理子系统

个人办公子系统提供了工作日历、个人资料管理、代办事宜、个人名片等基本功能,方便各用户操作,充分利用的各种特点,为用户办公提供良好、高效的办公辅助手段,具体包括待办事项、个人资料、个人名片、日程安排。其结构图如图一所示

 

下面就每一子模块做详细的说明。

4.1待办事项

业务描述

是所有审批流程的入口,相当于待办文件柜,我们每天只需打开待办事项就可以知道有要办理的文件、签报、会议等。

功能描述

待办事项只提供了所有办理件的入口链接,具体办理功能分布到各子系统中,其提供的功能有分类查询、打开办理、移入个人资料等操作。

4.2日程安排

   个人日程安排以日历的形式为用户提供对日常安排安排管理功能。4.3个人资料

将办公系统中自己感兴趣的公文、会议、消息等信息加入到个人资料夹中,作为自己

  • 大成 :
  • 99658261
  • 大秦 :
  • 340504978

移动办公:18310981858

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