强化交通运输档案管理工作的措施

  摘要本文分析当今交通运输业档案管理中存在的问题,并提出交通运输业档案管理的具体思路,指出强化档案管理的措施。

  关键词交通运输档案管理现状应对措施

  交通运输业的档案管理是十分重要的,它不仅能反映交通运输业的经济业务能力,而且还可以为总结经营管理经验提供重要依据。档案是否真实、完整,这一结果将会直接影响到档案工作的质量,甚至是企业未来的发展。

  然而,档案管理工作往往最容易被忽视,是档案工作中的薄弱环节,这一环节的失误,将严重影响档案工作的质量和水平。如何切实到位地做好档案管理工作,是目前交通运输业档案工作中亟待解决的一个问题。

  1交通运输业档案管理的现状

  在交通运输行业中,档案管理工作是保存历史资料、服务现实工作,具有承上启下功能的一项重要工作。许多交通运输业都积极开展此项工作,但由于管理工作人手相对较少,而工作又相对较繁杂,并且一些人员对于档案管理工作重视不够,存在着少干活、少出错的应付思想。其具体表现主要是:

  (1)档案管理意识淡薄、档案资料的收集、整理容易被忽视。尤其是在当前企业中,档案管理工作根本没有把资料的整理归档工作列入日程,甚至把它当成是浪费时间和精力的事情。久而久之,造成档案的丢失,变质,失去价值。

  (2)档案管理不完善、不规范。建立良好的档案管理机构是档案管理工作的前提和保证,同时也是档案管理工作有效进行的基本条件。但是,在实际工作中,档案管理工作分工模糊,由不同的人员兼职,均未设置此管理机构。这样,就导致在核算、开支、创收、分配等方面无统一管理,并且所依据的规章制度也不一,不能协调一致,最终导致各自为政,无人负责,档案管理不够规范。

  (3)档案管理人员专业技能较低,道德素质修养不高,对档案管理工作认识程度不够。目前,在很多地方并没有聘用档案管理的专业人员,而是由一些非专业的人员来兼职管理。这些人没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏经验,只是依葫芦画瓢,借鉴其他人员在档案管理中的经验,加以自己主观的想法。这样使得整理出来的档案案卷存在较大的个人因素,缺乏通用性,档案质量不高,难以保证档案的完整性和安全性,造成了档案流通、使用、保存的价值不高。

  2强化档案管理工作的具体措施

  针对以上档案管理工作中的种种问题,要积极地采取有效的措施来加以改正。要加大对档案管理工作的认识和重视程度,建立健全管理体制与规章制度,并行之到位,加强对档案管理人员的专业知识的培训。具体办法如下:

  (1)提高认识。领导要高度重视档案管理工作,应采取档案管理工作由一把手主抓,其他领导配合的原则,并且在档案管理的各个环节中,要明确专门的负责人,做到按人头负责。牢固树立起良好的档案管理意识,按照档案管理的基本原则,认真做好这项工作。

  (2)统一政策,避免政出多门。档案管理制度必须由领导与主管部门统一制定,并及时公布,其他各部门要严格按照规章制度操作,不能各自为政。如有违反规章制度者,要严惩不贷。另外内部部门如需制定档案管理制度时,需要注意必须符合国家的政策和整体制度,并在制度建立后首先上报主管部门审批,审批合格后,再进行部门内公布使用。这样,才能确保档案管理健康有序地运行。

  (3)加强信息化建设,提高管理水平。科技是第一生产力,尤其是在科技高度发达的今天,而信息化建设正是科技力量中比较突出和重要的部分。随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快,档案基础业务建设的重心必须向档案信息化建设转移,将信息化建设纳入到档案管理之中,才能不断提高档案的信息化程度,使档案管理发生质的飞跃。因此,要大力改善档案管理工作的软硬件设施,确保档案管理的信息化建设。档案管理的信息化建设,不仅可以提高档案管理工作的效率,而且也可以使档案管理工作规范化、透明化、专业化,有条不紊地进行。另外对于档案的保存、流通,也起到了一定的作用。

  (4)提高档案管理人员的专业技术水平和道德修养水平。为了适应当代档案管理工作不断发展的新形势,档案管理人员必须具备较高的专业技术水平和道德修养水平。一开始就要挑选有文化底蕴、工作能力强、爱岗敬业的专职人员负责档案管理工作。档案管理人员必须具备德、能、勤、公、廉、俭六个方面的素质。一方面,要及时了解并熟悉国家的各项法规、方针、政策,严格贯彻执行和遵守法律。另一方面,还应掌握时事政策、电脑操作等相关知识。

  总之,档案管理工作是档案工作中的重中之重。为适应新体制下的发展要求,有必要对目前的交通运输业档案管理工作存在的问题作具体分析,并采取有效措施加以解决,完善档案管理工作,补充其不足,发扬其优势,以提高自我发展能力。

  参考文献

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