摘要:当前各行各业都在向着数字化的方向发展,数字化技术不仅能够提升业务运营的工作效率,还能极大减轻工作人员的工作压力。行政事业单位同样如此,在档案管理中引入数字化技术能够大大提升行政事业单位档案管理的工作效率,数字化技术具有强大的数据处理和传输能力,因此行政事业单位必须对数字化技术的应用给予足够的重视,加大对数字化技术的应用力度,只有这样才能不断提升行政事业单位档案管理工作效率。本论文的主要内容就是对行政事业单位档案管理中数字化技术应用的简要分析,希望能够为行政事业单位工作效率的提升做出一定的贡献。

  关键词:行政事业单位;档案管理;数字化技术;应用

  随着我国社会经济飞速发展,行政事业单位的工作压力不断加大,尤其档案管理工作愈加繁琐,在这样的背景下,行政事业单位必须对数字化技术的应用给予足够的重视,数字化技术不仅具有强大的数据处理功能,还有着极快的数据传输能力,因此,将数字化技术引入到行政事业单位档案管理工作中能够极大提升其工作效率,推动档案管理工作的数字化发展,充分利用数字化技术的发展给人类工作所带来的便利。下面将对行政事业单位档案管理中数字化技术的应用进行简要分析。

  行政事业单位的档案管理工作能够处理并储存具有价值的文字、音频以及图片等数据资料,这些资料对事业单位日后的工作有着关键作用,对工作人员工作能力的评定与考核有着极为重要的参考价值。行政事业单位的档案管理工作正在向着精细化的方向发展,工作量也在不断加大,这就对行政事业单位档案管理人员提出了更高的要求,无论是对档案管理人员的工作能力,还是专业素养都提出了巨大的挑战。但是某些行政事业单位依然存在着纸质档案数量冗余、存储条件差以及管理方法落后等问题,这对档案的保存和使用效果都有着非常严重的影响。将数字化技术引入到档案管理工作中,能够将传统的档案管理方式转变为电子资源的管理方式,这极大节省了档案管理成本,提升档案管理效率。

  一、对数字化技术所具有特点的简要分析

  由于数字化技术强大的数据处理能力,让其有着极为广泛的应用,数字化技术主要具有如下几方面特点:

  (一)载体虚拟化

  数字化技术有着载体虚拟化的特点,数字化技术通过一系列的信号实现信息数据的处理和传输的。这些信号的载体为具有一定容量的计算机内存、服务器或者磁盘等储存措施。这些储存设备中的数据不能被直接感知,工作人员必须借用计算机等多媒体装置才能进行查看,因此,数字化技术属于虚拟化的数据处理技术。

  (二)快速的数据处理能力

  数字化技术有着快速的数据处理和传输能力,因此,工作人员通过数字化技术能够对大量数据进行有效的分析和筛选,并通过网络技术实现数据的传输和存储,进而实现数据信息贡献,能够完全满足行政事业单位档案管理工作日益提升的要求。

  二、对事业单位档案管理工作中数字化技术应用的简要分析

  想要不断提升行政事业单位档案管理工作中数字化技术的应用效果,满足行政事业单位档案管理工作的信息化要求,降低档案管理工作成本,管理人员就必须对数字化技术的应用给予足够的重视,不断推动行政事业单位档案管理数字化的发展,行政事业单位可以通过以下方式提升数字化技术的应用效果:

  (一)建立数字化的档案管理系统

  行政事业单位要建立数字化的档案管理系统,只有具有完善的数据处理平台才能保证充分发挥数字化技术所具有的优势。行政事业单位必须结合本单位的档案管理能力和以往的工作情况建立具有本行政事业单位特色的数字化档案管理系统,将本单位以往的档案资源整合到新的档案管理系统中,整合的过程中必须注意档案管理时间的同步性,达到档案资源的最大使用效用。

  (二)加大对工作人员培训力度

  档案对行政事业单位的发展有着至关重要的作用,其为行政事业单位工作进行提供着数据支撑。但是先进的档案管理工作必须要由专业的档案工作人员进行,因此,行政事业单位必须注重对具有专业能力的档案管理人员的培养,只有拥有专业的档案管理人员才能不断推动行政事业单位档案管理工作数字化的发展,满足行政事业单位的发展要求。

  (三)实现单位档案管理系统与其他内外系统的衔接

  档案不仅对于档案管理部门来说是一种资源,对于事业单位本身以及其所服务的客体也是一种重要的资源。因此,如果将事业单位的一些档案资源通过单位内的局域网或者直接与社会网络连接,使得单位内的任何人和社会上的群体能够通过互联网平台获得这些资源的共享和使用的权限,那么这些资源的价值就会得到更大范围的发挥,对于社会发展的推动作用也會提升。鉴于此,事业单位要完善档案管理系统与单位内部管理系统以及外部官网系统之间的衔接,拓展系统平台,实现档案信息资源的共享价值。

  三、总结

  某些行政事业单位依然存在着纸质档案数量冗余、存储条件差以及管理方法落后等问题,这对档案的保存和使用效果都有着非常严重的影响。数字化技术不仅能够提升业务运营的工作效率,还能极大减轻工作人员的工作压力。行政事业单位同样如此,在档案管理中引入数字化技术能够大大提升行政事业单位档案管理的工作效率,数字化技术具有强大的数据处理和传输能力,因此行政事业单位必须对数字化技术的应用给予足够的重视,加大对数字化技术的应用力度,只有这样才能不断提升行政事业单位档案管理工作效率。

  参考文献:

  [1]于月,王艺宁.事业单位档案管理的电子化建设分析[J].信息记录材料.2017(02).

  [2]于月,王艺宁.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].2017(15).

  [3]万欣,王艺宁.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].科技创新导报.2016(24).

  [4]李忻芝,黄婷.新时期事业单位档案的数字化管理探讨[J].办公室业务,2016(09):144.

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