摘 要:本文从ERP系统在油田档案管理工作中的作用入手,总结并分析当前油田企业档案管理现状,简要介绍ERP系统环境下的油田档案管理措施,旨在提升油田档案管理水平,促进油田企业发展。
  
  关键词:ERP系统;油田企业;档案管理
  
  ERP系统(Enterprise Resource Planning)是针对企业数据信息资源的管理系统[1],是当前最为先进的信息管理系统之一,一般多用于财务数据、设备数据、物料数据、项目数据等多方面信息的管理与分析。ERP系统有效实现了各个环节档案信息资源共享及分析功能,于油田企业档案信息管理而言,具有极高的现实意义。
  
  1 ERP系统在油田档案管理工作中的作用
  
  (一)ERP系统促使油田档案管理工作发展
  
  ERP系统推动了油田企业档案管理水平,是当前企业档案管理发展的必然趋势,通过ERP系统进行档案管理,将网络技术与档案管理技术相互融合,有效提升了档案管理工作水平,为实现档案管理精细化、高效化提供了系统环境支持[2].另外,合理应用ERP系统,将企业财务档案、设备档案、物料档案、项目档案等信息分门别类的进行管理,提高企业档案管理效率,并降低了档案管理人员的工作量。
  
  (二)ERP系统转变油田档案管理工作现状
  
  笔者就当前多个油田企业档案管理现状进行调查和分析,发现当前档案管理工作虽然已经进行信息化改革,但由于地区之间的差异,各个子公司之间档案信息化格式及编制方法均有所不同,无法实现数据信息的传递及共享。尤其是财务档案信息与物料档案信息方面,因其格式及编制方法的不同,难以将其整合成为大型信息数据库,严重影响了企业档案信息集中管理及分析的目标,不利于油田企业档案信息化的发展。
  
  2 ERP系统环境下的油田档案管理策略
  
  (一)建立健全油田档案管理制度
  
  规范化的制度是油田档案管理效率首要保障,油田公司应加强档案管理制度的建设,通过强有力的制度监督管理各项档案管理工作,从而提升油田公司档案管理水平。一方面,油田企业应建立档案管理制度试点,根据油田企业实际情况和档案管理客观需求,ERP档案管理系统的具体特点,建立具有针对性的档案管理制度。由于我国油田企业一般多为集团化企业,企业可选取几个分公司作为试点,试行性的档案管理制度,通过1至2年的试行,要求分公司及时汇报试行中存在的问题,油田企业根据实际问题完善管理制度,进而保障档案管理制度的适用性。在此基础之上,再进行整个企业的普及和推广,以形成信息化、高效化的油田档案管理制度。另一方面,为了保障管理制度的贯彻和落实,油田企业可引入激励机制于档案管理工作之中,对档案管理人员实施评价考核制度,以管理制度为基础,形成量化水平较高的考核标准[3].通过季度及年度考核,针对考核结果较高、熟练应用ERP系统的职工,可对其进行精神褒奖和物质奖励,从而激发档案管理人员的工作积极性,针对考核结果较差的职工,应加强其ERP系统操作技能培训力度,进而提升油田企业档案管理人员整体水平。
  
  (二)完善油田档案管理信息标准
  
  ERP系统作为当前企业资源信息管理最为先进的系统,ERP系统对信息细致化及标准化要求较高。鉴于此,油田企业在应用ERP档案管理系统时,应将数据信息的格式、编码规则等方面进行标准化处理,从而使石油企业总公司及其下属分公司的档案信息编码及格式保持一致,以便于档案数据信息的传递和交流。例如,某油田企业将其档案信息管理格式进行规范化改革后,各个子公司中的档案信息实现实时传输,极大提升了总公司对旗下子公司档案信息的管理水平。与此同时,总公司在ERP系统之中,采集各个子公司的档案信息,在宏观层面上进行档案分析,为总公司各项政策提供了宝贵的数据参考资料,使该油田企业各项工作均能高效进行。
  
  (三)提升油田档案管理技能水平
  
  ERP系统是现代信息技术、计算机技术与档案管理技术的高度融合与统一,因此ERP系统的应用对于人员素养要求较高。针对这一问题,油田企业应不断提升档案管理人员技术水平,以满足当前企业的实际需求。一方面,油田企业应引入知识技术水平高、具有相关工作经验的人才,尤其是在ERP系统领域中具有出色能力的人才,将其引入到企业之内,提升企业人员素质水平。另外,油田企业应用适当进行校园招聘,选拔充满工作热情的应届毕业生,从而优化企业内部档案管理人员队伍年龄结构,有助于油田企业档案管理工作进一步发展。另一方面,油田企业应建立完善的档案管理技能教育培训体系,诸如计算机技术、信息采集技术、分析储存技术、建档归档技术及网络安全技术等方面的教育培训[4],从而打造一支技术水平过硬的档案管理人员队伍。
  
  (四)重视油田档案管理信息安全
  
  档案数据信息具有一定的保密性,是油田企业发展的重要保障,因此,油田档案管理ERP系统的安全性十分重要。由于ERP系统是一个开放化程度较高的系统,需要与互联网相连,以实现档案数据信息传递功能。但是,互联网具备高度的开放性和自由性,其中存在诸多安全隐患,严重威胁油田企业档案信息的安全。鉴于此,油田企业必须正确认识网络安全的重要性,将网络安全工作贯彻在ERP系统建设之中,利用防火墙、杀毒软件及权限限制等方式,提升企业档案数据信息的安全性水平。除了网络安全之外,油田企业应加强档案管理人员保密意识,实行档案信息分级管理。同时,通过思想政治教育培养档案管理相关人员,使其从思想上认识到档案信息安全的重要性,有效保障油田企业档案信息的安全。
  
  3 结束语
  
  综上所述,ERP系统是最为先进的档案管理模式,通过ERP系统提升档案信息数据管理、分析能力,因此油田企业应加强档案信息管理ERP系统建设,形成档案信息管理工作高效化、精细化局面,从而推动油田企业可持续发展。

      参考文献

      [1]任伟建,朱珊,霍凤财等.基于Petri网和定制技术的油田档案管理系统设计[J].吉林大学学报(信息科学版),2016,34(5):635-644.
  [2]黄鹏,赵琪.谈油田档案管理计算机系统的应用[J].信息系统工程,2017(2):64.
  [3]李鲲.新形势下油田档案管理信息化建设研究[J].中外企业家,2016(24):218.
  [4]高雯,代达琪,张广凤等.油田档案管理工作观念和方法的创新[J].档案管理,2016(2):92.

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