【摘要】本文针对北京KJ物流公司包装材料流程管理进行案例研究,在理论的基础上进行流程梳理与优化,对公司原有的包装材料管理流程及模式进行介绍,分析包装材料在实际操作中遇到的问题及原因。根据公司的实际情况,制订了包装材料管理的流程改善方案,将包装材料管理推向商品化、流程化管理的模式,最后从管理角度及成本效益方面对新的包装材料管理模式进行评价,总结全文。

     【关键词】包装材料管理;管理信息系统;流程管理

  一、引言

  近年来,第三方物流业如鱼得水发展迅速,各中小物流公司层出不穷,而公司之间的较量不仅停留在物流的业务量、及时率、客户满意度上,最重要的还是保持公司维持在一个可持续发展的利润之上,但由于包装材料的采购价格上升,增加了翻倍的物流成本,现阶段急需解决包装材料费用高的问题。北京KJ物流公司是国内大规模的第三方物流公司之一,提供全面的供应链服务。近几个月来KJ物流公司不断召开会议来讨论与改进包装材料的使用情况,部分发货库房由于采购不到规定的包装材料,甚至出现裸机发货的情况。部分库房对包装材料乱堆乱放,摆放不合理、使用不规范的问题层出不穷。部分库房虽然已经成功实施二次包装材料的使用,但是却无法准确录入系统来进行新旧包装材料的统一管理。针对以上出现的包装材料市场成本增长的大趋势以及公司内部出现的问题,本文将以循环经济理论作为基础理论指导,LMS系统作为流程管理手段,运用成本分析、管理信息系统应用等理论及工具,研究第三方物流公司包装材料成本控制问题,同时为物流企业流程管理提供参考,具有一定的理论及现实意义。

  二、包装材料管理研究现状

  东秀静从网络系统入手对开发泸州老窖包装材料管理系统进行研究,包括包装材料信息管理、订单管理、库存管理、OA(OfficeAutomation,办公自动化)结算系统等多个方面,泸州老窖包装材料管理系统采用集中式管理模式,客户端采用简单高效的方法,提高了业务的效率和稳定性[1],为本文KJ公司的包装材料管理流程的操作起了一定的启示作用。周泽江从项目入手,以实际操作为出发点,详细的论述了包装材料物流仓储配送及配送系统的物流流程,包括包装材料入库流程的区域划分,包装材料抽检流程设计,包装材料出库配送流程以及包装材料反库和退库流程等诸多包装材料使用细节[2],为接下来本文包装材料的流程处理起到了关键作用。

  赖晓雯认为A公司粗放型的库存管理成为企业发展的障碍,对A公司包装材料物流的品类及特点对库存管理各流程进行梳理,发现各流程存在的问题及库存管理的影响,最后找出库存管理问题的根本原因[3].流程管理(processmanagement),包括对现有的流程进行改善和再造,其本质是建立在公司现有的实际业务之上的流程管理措施,目的是为公司更好的服务,满足客户的需求,流程管理的优化,可以从管理手段、操作人员、操作环节、操作环境、公司资源等多个方面来进行,对流程的改造进行理论验证,不仅在理论上符合条件,而且公司实际层面也要符合,以实际务实为最终标杆[4].从理论上来说,包装材料的费用与所产生的业务有关系,有相应的业务就会产生对应的包装材料采购。在竞争激烈的大背景下,KJ公司如何在保证产品安全,及时率的基础竞争力之下,有效的降低物流成本,成为了公司盈利的重要手段。本文经过与库房人员共同调研,认为需在原有包装材料使用的基础上,寻找包装材料系统的突破口,提出适合公司本身的方案,完善KJ公司包装材料使用系统,在此基础上解决包装材料存在的问题及对现有包装材料流程进行优化。

  三、包装材料管理系统案例分析

  本节将以KJ物流公司工作所遇到的实际问题为出发点,优化及改善各环节的流程问题,基于系统内部循环、流程优化,以LMS(LogisticsManagementSystem,物流管理系统)系统为基础整合TMS(TransportationManagementSystem,运输管理系统)、OA系统的包装材料管理体系。将包装材料的采购、使用、调拨、盘点等功能整合,加强包装材料使用全流程的可视性,使包装材料管理工作更加透明。流程优化首先需熟悉每个模块的相互联系的交集点,流程之间相互排列顺序,不仅便于管理者管理,更要使操作者简单、快捷。包装材料管理的主要内容包括:包装材料的采购、出库、盘点等。包装材料流程的优化也是整个公司部门之间的协调和发展,最终达到高效率操作、减少包装材料数量、节约成本的关键。

     (一)包装材料采购流程优化

  包装材料采购流程作为整个包装材料业务的开端起着至关重要的作用,而流程的优化也着重体现在此环节,这其中主要涉及包装材料的采购员、库房主管、总部核算及制单岗,之间的相互联系、相互沟通,完成采购。以往采购的标准根据往来的邮件确认及反馈,无法严格控制采购的成本与数量,不方便管理,但经过流程优化,将包装材料的LMS与OA系统部分模块结合,各环节所需单据一应俱全,在系统中有据可查,使得采购环节流程化、透明化,如图1所示。

  图1为包装材料采购流程图,根据优化之后的流程,改变之间比较粗狂的采购管理方式,采购的每个步骤都有据可查。包括采购环节的责任明确,采购费用以及包装材料的未来使用等等详细而明确,其中还需要注意以下两点:(1)在正式采购之前,平台需向总部提出包装材料采购需求,总部审批后,方能制入库单、进行采购。(2)包装材料系统推出之后,在进行包装材料采购实行预算制报销,如不填写申请邮件直接采购,后期费用不予报销。报销的费用应该低于包装材料的预算金额,如若超出,总部将对库房问责。

  入库环节:入库单据分为两种,包装材料采购入库单和包装材料调拨入库单。分别对应包装材料的正常采购、各仓间包装材料调拨两种业务情景使用。实物到货前,入库单状态应为“待确认”状态。清点确认数量后负责人签字确认,平台修改入库数量并完成单据。日常进行包装材料调拨时,包装材料调拨出库需对应包装材料调拨入库。平台无单据回退权限,如特殊原因需回退需联系总部负责人。

  包装材料采购申请时需要上传附件,如表1所示。包括平台信息、所属网点、采购的箱号、数量、金额合计、申请日期等信息,表中信息按实际的需求如实填写,不得提前预支包装材料数量。

  报销环节:包装材料的费用报销依旧在OA系统中进行,进入途径为:协同办公平台--财务报销系统--报销申请--物流、运输费报销申请。包装材料的费用报销应在45日以内进行,到期邮件提醒,逾期不予审批。报销申请须包括以下材料:抵扣发票明细、入库单(双方签字)、台账扫描。

  报销时,不仅要上传入库单扫描件,同时应在备注中注明对应的LMS入库单号,在附件中说明,如表2所示。

  表2为报销时需要提交的模版,制表的主要目的是明确报销人、采购的金额、日期等,在每个平台下,进行统计周报、月报,进行申请金额的控制。以便在今后的工作中有据可查。

     (二)包装材料出库流程优化

  出库环节分为两个部分包装材料使用出库单和包装材料调拨出库单两种。需注意以下几点:(1)包装材料使用出库单为系统自动制单,不采用手工制单。(2)包装材料调拨分为两种业务情景,一为正常调拨。正常包装材料调拨时,包装材料调拨出库单必对应包装材料调拨入库单。二为项目分摊的部分包装材料,制包装材料调拨出库单,并在备注中注明相关信息,如图2所示。

  图2包装材料出库流程图的优化,主要在于将包装材料出库的两种情况,正常使用和包装材料的调拨相结合,共同管理,两种情况的使用都会在包装材料的总数进行数量的销减,并将流程过程详细化,提高包装材料出库数量统计的准确率。

     (三)包装材料盘点流程优化

  包装材料盘点作为每月下旬进行的一项必备工作,盘点的结果作为下个月的初始数据录入系统,在系统流程优化之前,盘点的目的与力度都由库房人员操作,都是有所欠缺的,经过优化之后,针对这种情况来专门使用总部审计部门的同事来进行操纵。盘点作为流程的结束,所以需要进行严格的监督,又可以控制库房包装材料的使用及浪费情况,根据实际操作情况绘制流程图,如图3所示。

  包装材料盘点流程优化图除将包装材料盘点的结果上传总部和作为下月的初始数量之外,与之前的相比并无太大变化,只用来进行LMS系统中的数据统计,保证月初数量的准确性。

  盘点环节:仓内每月进行包装材料实物库盘点。

  (1)包装材料盘点时,应有质量控制岗参与,并在盘点表签字确认。

  (2)包装材料盘点定期进行,每次期末数据核实无误后成为下期期初数据。

  (3)通过包装材料实物盘点,控制仓内包装材料异常损耗数量。

  四、研究结论与展望

  本文主要以KJ物流公司的实际经营情况作为实际出发点,包装材料的成本及使用问题作为解决对象,从企业生存发展的大环境分析入手,采取了实际调查与理论相结合的方式,将包装材料作为商品进行系统的流程的补充及优化。综合使用成本分析、TMS运输管理系统、LMS系统管理应用等理论及工具,根据现场收集的信息作为分析的基础,收集库房反馈的问题,设计或改善KJ公司包装材料管理作业流程,实现了公司整个流程的科学化管理,为其它存在同类问题的第三方物流公司提供借鉴与参考。

  参考文献:

  [1]东秀静.泸州老窖包材综合物流系统设计与实现[D].大连理工大学,2015.

  [2]周泽江.汾酒包材成品物流中心实现物流技术应用的创新与突破[J].物流技术与应用,2016,2:74-81.

  [3]赖晓雯.A公司包材库存管理研究[D].厦门大学,2014.

  [4]LeeHL,PadamanabhanV,WhangS.Informationdistortioninasupplychain:thebullwhipeffect[J].ManagementScience.1997,(4):546-548.

  [5]JahnukainenJ,LahtiM.EfficientPurchasinginMake-to-orderSupplyChain[J].InternationalJournalofProductionEconomics.1999,(59):103-112.

  [6]安健期,张绍文.供应链库存管理中最优化模型研究综述[J].物理工程与管理.2010,32(9):98-99.

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