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 【摘 要】医疗收费票据作为医疗机构提供医疗服务时开具的收款凭证,既是医疗机构会计核算的原始凭证,也是财政、卫生、社保、审计、监察等部门进行监督检查的依据。票据管理工作繁琐,但管理质量的好坏直接关系到医疗机构收入的完整性与可靠性,本文针对目前医院票据管理存在的问题,从票据管理体系建设、工作环节流程控制、信息化建设方面提出解决对策。

  【关键词】医院;票据管理;管理意识;管理制度;管理方法

  医疗收费票据,是指非营利性医疗卫生机构(以下简称医疗机构)为门诊、急诊、急救、住院、体检等患者提供医疗服务取得医疗收入时开具的收款凭证。医疗收费票据是会计核算的原始凭证,是财政、卫生、社保、审计、监察等部门进行监督检查的依据,是按照国家有关规定申请医疗费用报销的有效凭证。做好票据管理工作,既是强化医疗收入监督检查,规范医疗收费行为的必要手段,也是保障医院资金安全,落实医院财务内部控制的基本要求。

  一、医疗收费票据管理的现状及存在的主要问题

  1.票据管理重视不足

  部分医疗机构还存在对票据管理重视不足,管理意识淡薄现象,未充分认识到票据管理是规范收费行为、杜绝乱收费、堵塞财务漏洞一项有效方法。主要表现在:一是管理层对票据管理认识不足。存在重钱轻票的意识,尤其对票据存根保管、核销认识存在误区,认为票据用前是宝,收完款后存根管理就不再重要了,就成为了一堆需要占用房屋资源,碍手碍脚的垃圾。二是财务部门对票据管理认识不足。存在重领用发放轻稽核、核销管理问题。往往是领用时签名登记工作做得不错,票据领出后有没有交回财务部门核销,相关票款有没有缴交财务入账缺乏有效控制。三是收费人员对票据管理认识不足。认为票据管理是财务部门的职责,认为自己在票据管理工作中的职责只是使用票据、交回存根。

  2.票据管理制度不健全

  一是未建立健全票据发放、使用、保管、核销、销毁、稽查等管理制度,主要表现在:(1)购领环节存在随意性,计划性不足的现象。由于医疗收费票据实行不定期换版并设有有效期缘故,存在多领造成浪费,计划不足,票据少领的情况下,如果紧急请购出现困验证,会客观上造成医疗机构之间相互借用票据。(2)票据购回入库验收手续不全,未进行台账登记,对医疗收费票据缺乏全局性的掌握,心中无数,批次不清。(3)发放领用存在随意性,存在领用不办理签收,领用数量随意的现象。(4)在票据使用方面存在不按序使用、使用中丢失存根联、使用后不按序整理票据存根等现象。(5)在票据保管中存在票据使用人长期滞留票据存根,不及时办理存根入库核销手续的现象,也存在仓储空间不足,场地条件太差导致存根霉烂、毁损现象。(6)票据核销时存在不进行票账稽核,因票据量大,无法核实收费金额、作废、空白票据情况的现象。

  二是未建立明确的人员岗位职责制度。部分医疗机构对医院涉及票据管理的各岗位包括票据管理员、票据稽核员、出纳、收费人员未制定明确的岗位职责,不清楚各自在票据管理工作中的责任边界。

  三是未制定切实可行的票据管理工作流程。目前,部分医疗机构未建立自领购至销毁各岗位相互配合、相互牵制的工作流程,各项工作互为孤岛,工作效率不高。

  3.票据管理方法落后

  首先是医疗机构目前使用的医疗收费票据仍然是纸质手工票据,未采用电子开票,通常由财政部门一式三联印制好后由开票单位结合HIS收费系统套打开具。其次是部分医疗机构票据管理如入库、领用、发放、核销等主要依靠手工,未进行票据管理信息化建设,有些医疗机构进行了票据信息化建设,但建设程度不高,票据系统与医院HIS系统未实现对接,未建立起HIS系统收费流水号与票据印刷编号的对接关系,无法获取HIS系统产生的收费金额、作废票据份数及号码等基础信息,此类信息加工仍需人工操作解决。尤其是部分医疗机构将票据核销工作孤岛化,将其作为一项与日常工作割裂开来的独立工作,核销期满才对拟核销批次票据通过重新整理造册,编制票据核销表,此时此项工作费时耗力,核销信息要做到准确难度很大,财政部门核销检查时亦十分头疼。再次是由于处于手工票据阶段,因考虑查询、调阅等原因,《医疗收费票据使用管理办法》规定医疗机构应当妥善保管已开具的医疗收费票据存根,票据存根保存期限原则上为5年。以一家年门诊人次约40万人次,出院院1800人次为例,一年医疗机构门诊(住院)收费票据约820000份。按每箱票据2000份,一年折合410箱,每箱长30CM、高25CM、宽15 CM, 5年期存根存放库房需150多平方米。这样的场地要求对于绝大多数医疗机构来说都很难实现,由于场地受限,多数医疗机构票据管理人员采取放弃票据存根原箱的做法,存根另行打包存放,这为后续的票据核销工作会造成一定的困扰。

  二、医疗收费票据精细化管理的改进建议

  1.强化票据管理意识,建立有效的票据管理体系,健全票据管理制度

  要做好票据管理工作,首先要从思想上重视这项工作,要将票据管理工作作为财务管理工作的重要组成部分来对待。财务部门要加强与院领导沟通,做好政策解读,让院领导了解票据管理的重要性和必要性,从而为票据管理担供必需的人、财、物。要加强票据管理各岗位人员的业务培训,及时更新票据管理知识,强化票据管理意识。其次是要建立一套相互联系、相互制约、操作性强的票据管理体系。包括完善的票据管理制度、明确的岗位职责、合理的流程设计。

  2.重视环节控制,规范票据日常管理工作

  首先要做好票据购领工作。一是要根据各地财政部门领购要求依据上一领购期间用票量做好领购计划,以免出现购领票据过多,票据过期失效仍空白未用,导致浪费或出现过期使用的现象,也要避免购领不足出现需要紧急领购或借用的现象。

  其次要做好票据入库验收工作。票据入库时,票据管理员要做好相应的台账登记工作,注明购领日期、票据批次、票据名称、起止号码,数量,按票据种类分类顺号摆放入库。

  再次要做好票据领用工作。票据入库后,票据管理员要按票据种类以最小单位领票量(建议门诊、住院收费票据按箱)制作医疗票据领用登记表,内容包括票据批次、票据名称、购用日期、起止号码,领用人签名等信息。票据领用时要坚持“按号码顺序领用,限量领用,验旧换新,旧的不清,清的不领”的原则,

  另外要做好票据使用管理工作。收费员领回票据后,要妥善保管理票据原箱,包括不损毁箱外粘贴的票据箱号、起止号码等信息,每个结算日结束,收费人员在清点票款的同时,要做好票据整理工作,要按票据号码依序做好票据的整理,对退费、作废票据要做好一式三联对应工作,并在票据上加盖退费、作废印戳。并根据缴款日报表平行填制《医疗票据核销登记工作底稿》,工作底稿包括收费票据箱号、收款日期、收据起止号码、收费金额、作废、空白票据等基本信息,《医疗票据核销登记工作底稿》后附经出纳签字确认的缴款报表作为附件。每箱票据用完后,使用人全面对票据依号进行清点,对《医疗票据核销登记工作底稿》进行相应的汇总并填制一式四联财政票据核销表。收费人员将票据存根原箱装回,连同《医疗票据核销登记工作底稿》、财政票据核销表交票账稽核人员与票据管理人员办理稽核与核销,相关人员要进行逐一检查,票账核对相符后在财政票据核销表签名确认,收回医疗票据存根。并将财政票据核销表一联贴在票据箱上备财政部门核销时核对查验用,一联封存入箱与医疗票据核销登记工作底稿与票据存根联一起备查,一联作为票据管理员票据核销凭证,一联留收费员存查。票据存根回收时后,要尽量按号码顺序存放。批次票据回收完毕,票据管理人员要整理财政票据核销表,根据整理好的票据核销表汇总做好票据核销登记表,已核销财政票据按规定顺号整理存放,保存期(一般为5年)满需要销毁的,报区财政票据监管部门按规定程序办理销毁手续(提供销毁申请函、核销表)。这样一来,医疗票据核销管理工作就能做到有依有据,环环相扣,一气呵成,核销不再是完全独立的一项工作,而是日常票据管理工作的自然成果。

  3.要加强医院信息化建设进度,大力推行医疗机构收费票据信息化管理

  在现有纸质手工票据阶段,要尽量实现票据系统与医院HIS系统的无缝连接,实现收费报表按日导入票据系统,系统实现票据自动核销,从根本上解决票据管理效率低下的问题,提高票据管理的效率。从长远来说,财政部门应当积极推进财政票据电子化改革,依托计算机和网络技术手段,实行电子开票、自动核销、全程跟踪、源头控制,提高医疗收费票据管理水平。电子票据具有全生命周期管理、全业务流程覆盖的特性,在保管、查询、调阅时更加方便,既可以减少纸质发票的资源浪费现象,又可以减少原纸质票据存根存放场地的压力。

  参考文献:

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  [2]李瑞锦.王国松.如何加强医院票据管理 [J].《中医药管理杂志》.2014年第2期.

  [3]黄爱忠.医院加强财务票据管理研究[J].《广角镜》2015年3月刊.

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